naar top
Menu
Logo Print
Artikel - 25/10/2017

SOFTWAREPROGRAMMA OM ADMINISTRATIE SNELLER BIJ TE BENEN

Tijdsbesparing in de bouwsector kan eenvoudig bekomen worden

Dimitri Defrancq en zijn vrouw Bieke Donck leiden al twaalf jaar Dimitri Defrancq Verwarming en Sanitair. Enkele jaren geleden zochten ze een manier om hun administratie te vereenvoudigen, en kwamen ze bij de software Bouwsoft terecht. Bij de opstart van de software zijn alle gegevens onmiddellijk voorhanden: offertes, bonnen, foto's, mails … Het programma biedt echter nog mogelijkheden, vertelde Audry Sanders van Bouwsoft in een dubbelinterview.

ADMINISTRATIE NIET LANGER OFFLINE

Groeiend bedrijf, meer administratie
Dimitri Defrancq werkte al meer dan tien jaar zonder software om alle offertes, bonnen, klanteninfo enzovoort bij te houden. Door de groei was er echter minder tijd om de administratie bij te benen. Dimitri en Bieke stelden iemand extern aan om hen bij te staan bij het maken van de keuze voor geschikte software die de administratie kon helpen te beheren. Een goed idee volgens Audry Sanders van Bouwsoft, want tussen de vele bestaande programma's zie je soms het bos door de bomen niet meer. Dimitri: “We gingen op zoek naar een oplossing voor ons 'administratieprobleem'. Er werden twee programma's uitgewerkt, maar Bouwsoft kwam er voor ons als beste uit. Nadat we de knoop voor het programma hadden doorgehakt, heeft de consultant waarmee we in zee zijn gegaan onze 700 klanten ingeladen en de materiaallijsten gefilterd." Dat heeft Dimitri en Bieke zeker een duw in de rug gegeven bij de opstart van het programma, vertelt Audry Sanders. “Eigenlijk is die klus een eenmalige bezigheid. Een keer door de zure appel bijten, en daarna wordt alle administratie vereenvoudigd."
Voordelen

“Vooral wat het opmaken van offertes en facturen betreft, valt er een last van onze schouders", klinkt het bij Defrancq. “Het bespaart ons heel wat tijd, we kunnen alles wat we nodig hebben met enkele kliks terugvinden. We hoeven geen vier of vijf webshops van leveranciers meer te bezoeken om prijzen te kennen en op te nemen in onze offertes. Vanuit een offerte klik jetrouwens op één knop om een factuur te maken, als er geen aanpassingen meer zijn uiteraard." Een ander voordeel wordt door Dimitri en Bieke opgemerkt bij depannages: “Voor technici zoals die van ons is het bijzonder handig dat ze, als er een depannage nodig is, in het programma meteen over alle gegevens van elke klant beschikken. Telefoonnummers, adressen, er moet niets worden opgezocht, waardoor klanten sneller geholpen kunnen worden." Niet enkel de adressen worden snel gevonden, ook bijvoorbeeld de ketel van de klant kan vooraf bekeken worden, vertelt Bieke: “Sinds we het pakket gebruiken, nemen we meestal een foto van de installatie waaraan gewerkt is. Doordat diein het klantenbestand komt, zien we bij een volgende afspraak vooraf al met welk toestel we aan de slag moeten. Het zijn zo van die kleine dingen die voor ons echt het verschil maken."

Benodigdheden

“De enige vereiste om met het programma te kunnen werken, is een computer die gelinkt is met het internet. Bepaalde modules werken zelfs op smartphone en tablet", vertelt Audry. “Voorts hoeft niet voor elke gebruiker een aparte licentie aangekocht te worden. We werken met een zogenaamde 'floating license'. Dat betekent dat er twee personen op dezelfde account kunnen werken, alleen niet tegelijk." Dimitri en Bieke hebben drie licenties, zodat ook de projectleiders op de werf (tegelijk) met de software aan de slag kunnen. Elke gebruiker heeft een eigen login, maar kan bijvoorbeeld ook notities of e-mails zien die een andere medewerker in het systeem heeft geplaatst.

VERSCHILLENDE MODULES

Het programma werkt met verschillende, vaste modules. Er zijn dus per bedrijf geen specifieke aanpassingen mogelijk, hoewel de facturen of offertes natuurlijk in de eigen huisstijl verstuurd kunnen worden. “Als er echter veel vraag is naar een bepaalde aanpassing, kijken we wel of er een module toegevoegd kan worden", klinkt het bij Bouwsoft. Voor elke module wordt een opstartkost betaald, die in bepaalde gevallen aangevuld wordt met een vast, jaarlijks bedrag. Voor de basislicentie wordt bijvoorbeeld een eenmalig bedrag van 840 euro betaald, aangevuld met 525 euro per jaar (exclusief btw). Audry benadrukt dat niet alle links betalend zijn: “Er is bijvoorbeeld een koppeling/module met 'SafetySnapper', om werfverslagen te maken. We hebben daarvoor eigenlijk gewoon een nieuwe koppeling gemaakt. Het is niet de bedoeling dat we daaraan iets verdienen, maar wel dat onze klanten tevreden zijn."

Modules van Dimitri Defrancq

Dimitri en Bieke overwegen momenteel om de module stockbeheer bij te kopen. “Bij interesse komt er in principe een adviseur langs voor een demonstratie van de module. Die demonstratie houdt in dat alle specifieke vragen worden beantwoord en de kneepjes van het vak worden aangeleerd, en dat allemaal ter plaatse, bij de klant. De klant heeft dan nog altijd de keuzeom de module al dan niet aan te kopen", zegt Audry.

Vaakst gebruikte toepassingen
Bij het installatiebedrijf wordt Bouwsoft vooral gebruikt om offertes te maken en de facturatiete regelen. “We gebruiken het echter voor meer dan dat", vervolgt Bieke. “Ook alle projectopvolging en onderhouden lopen via het systeem. We worden er zelfs aan herinnerd dat het op een bepaalde dag een jaar geleden is dat ketel x of y gereinigd is en dat die nu onderhoud nodig heeft. Voor ons is dat een enorme service die we onze klanten kunnen bieden. We bellen hen op en stellen voor om langs te komen. De klant kiest dan nog zelf of hij daarop ingaat of niet."
Premies, attesten en certificering

Het softwarepakket bevat een aantal attesten, zoals het 6%-attest voor renovaties, afbraaken heropbouw, de verklaring dakisolatie, het keuringsrapport, het verbrandings- en reinigingsattest. Enkel een automatische premieberekening werd tot nu toe niet in de software verwerkt, maar bedrijven kunnen wel hun eigen attesten toevoegen.

Leveranciers

Bij het aanmaken van offertes kunnen de materiaallijsten van de bewaarde leveranciers gemakkelijk teruggevonden worden en wordt er altijd met de meest recente prijzen gewerkt. Voor bepaalde leveranciers zit er standaard een koppeling in de software, maar andere leveranciers kunnen heel makkelijk geïmporteerd worden. De materialen van de opgeslagen leveranciers kunnen direct in de offertes geplaatst worden. Alle prijzen zijn geïmporteerd, dus er is geen zoekwerk nodig. De gewenste materialen aanvinken, de marges bepalen en op één knop duwen, dat volstaat om de offerte met de juiste huisstijl onmiddellijk af te drukken of door te sturen.

EVOLUTIES

“Er werd ons in het begin aangeraden de basis aan te kopen en dan verder te bouwen en uitte breiden", vertelt Dimitri, “Dat doen we nog steeds. Als we iets missen, maken we de overweging om een module bij te kopen." Ook bij Bouwsoft vinden ze dat belangrijk: “Er zijn veel modules, maar het heeft geen zin dat kleinere ondernemingen van bij het begin zo veel mogelijk modules aankopen. Onze klanten weten ons wel te vinden wanneer ze het pakket wensen uit te breiden. Alle modules hebben trouwens dezelfde werkwijze, dus klanten kunnen er overal mee aan de slag." Bieke vult aan: “Hoe langer je met het programma werkt, hoe meer je het gebruikt. Soms probeer ik dingen uit op een andere manier, maar dan blijkt al snel dat ze perfect met het softwareprogramma kunnen."