naar top
Menu
Logo Print
Artikel - 26/10/2017

SOFTWARE POWERGES VERWERKT ALLE DATA VAN SANISERVICE

Servicetechnicus vond na jarenlang zoeken toereikende software

Nick Baijens, zaakvoerder van SaniService, is verkocht aan de Powerges software van RVC. Het IT-systeem voor de verwarmings- en koelsector laat toe om met behulp van een tablet pakweg een herstelling, een onderhoud of het gebruik van wisselstukken volledig te registreren op locatie, bij de klant. Vervolgens worden alle bonnen en attesten van SaniService eenvoudig doorgestuurd en kan elk document in enkele muisklikken bij de klant bezorgd worden. Geen enkel papier wordt tijdens dat proces uitgeprint, wat zorgt voor een (administratieve) tijdwinst. Nick Baijens deelt zijn ervaringen met Powerges.

KNIPPEN EN PLAKKEN MET WORD EN EXCEL

Zeventien jaar geleden ging zaakvoerder Nick Baijens als servicetechnicus van start met SaniService. Het familiebedrijf van vader en zoon verwerkte de administratie van elke sanitaire opdracht volledig met behulp van Microsoft Word en Excel. Baijens onderstreept dat zo'n boekhouding geen aanrader is: “Tot 2012 hebben we geknipt en geplakt zoals iedereen dat probeert te doen, maar ik miste echt organisatie. Na een tijd werkte ik met zoveel mapjes dat ik door de bomen het bos niet meer zag, omdat het zo omslachtig werken was."

NOOD AAN KLANTENDATABASE

Nick Baijens ging op zoek naar een programma dat beter georganiseerd was dan zijn eigen knip-en-plakmethodes. Bij SaniService ligt de focus op het technische aspect, dus werd er gezocht naar een software waarbij het serviceonderhoud automatisch kon verlopen en de administratie gereduceerd werd tot het hoogstnoodzakelijke. Het systeem moest met andere woorden kunnen aangeven welke klant wanneer een onderhoud nodig had, en daarvoor moest de software gelinkt kunnen worden aan de installatiegegevens van elke klant: “Als er een klant belt, is het soms vier jaar of langer geleden dat ik er geweest ben, dus moet ik in de software makkelijk zijn gegevens vinden. Ik merk dan direct in de fiche waar het over gaat, en zie voor mij welke ketel er bedoeld wordt", aldus een vastberaden Baijens. Via een advertentie in een magazine kwam Nick Baijens bij Powerges van RVC terecht: “Het was het derde systeem waar ik na Word en Excel mee werkte, en het is volgens mij een van de enige systemen die effectief een software hebben die compleet voor de installatiewereld draait en waar alle belangrijke attesten in verwerkt zijn."

WERKING POWERGES

Beschikken over alle nodige informatie

Baijens verwerkt voor elke opdracht alle mogelijke gegevens via zijn tablet met Powerges. Bij het opstarten garandeert een toegangscode dat niemand ongevraagd klantengegevens kan verzamelen. Op basis van de postcode van een opdracht openen telkens de juiste invulschermen. Het grote voordeel daarvan is dat de vakman geholpen wordt om geen gegevens te vergeten en achteraf over alle nodige informatie te beschikken. “Vroeger ging er al eens een bon verloren of werd een factuur of btw-attest niet aangevuld, ik stuurde dat achteraf naar de klant die het op zijn beurt moest terugsturen. Als ik nu een controle krijg, zal ik geen btw-attesten meer te kort hebben, de klant ondertekent zijn dossier digitaal op de werf en alle informatie wordt digitaal bewaard in de cloud."

Tijdsbesparing
Verbrandingsattesten, keuringsrapporten, reinigingsattesten, werkbons, btw-attesten ... alle waarden worden tijdens het werken digitaal ingegeven in de software en automatisch naar de computer verzonden. Baijens vindt dat een enorme luxe: “Ik kom 's avonds thuis en het enige wat ik nog moet doen, is de bonnen van die dag binnenhalen en de factureren doorsturen." Ook voor betalingen werkt Baijens met Powerges: “Als er iemand met Bancontact betaalt, komt dat automatisch in mijn boekingen terecht, want er zit ook een boekhoudsysteem in het programma." Automatisch wordt nagegaan of een factuur al betaald is en of er een aanmaning gestuurd moet worden. “Doordat ik niets meer ingeef en geen dubbel werk moet doen, spaar ik met Powerges ongeveer een uur per dag uit", knikt een tevreden Baijens. “In tien minuutjes zijn mijn facturen gemaakt, mijn documenten geklasseerd, alle attesten beschikbaar en staat de planning voor de volgende dag klaar."
Info on the cloud

Het enige wat echt vereist is om met de software overweg te kunnen, is een tablet met 4G via een simkaart. Het is handig een laptop te hebben om alles naar door te sturen, maar er hoeft niets opgeslagen te worden, ook geen software. Alle data worden voor hem op een cloud bewaard, verduidelijkt Baijens: “Ik hoef niet meer aan back-ups te denken en dat vind ik een enorm voordeel. RVC heeft een eigen server die geback-upt wordt, dus mocht er iets mislopen, ben ik zelfs verzekerd voor dataverlies."

Powerges en personeel
Het stuk agendaplanning gebruikt Nick van SaniService enkel om vooraf bonnen in te geven. “Maar mocht ik iemand in dienst hebben, dan zou ik dat aspect van het programma vaker gebruiken. Je krijgt een oproep van een klant, opent de klantfiche, geeft alle problemen in en plant de opdracht voor een van je technici. Op dat moment krijgt de vakman op zijn tablet de afspraak te zien, met het voorziene uur, adres en eventuele opmerkingen zoals: 'pas op, de hond zit in de tuin'." In principe kan de technicus met deze software van thuis naar de werf en van de werf weer naar huis. Elke werkbon en elk attest komt automatisch bij de juiste persoon terecht en ook de briefings kunnen eenvoudigweg via de tablet verlopen."
Eyes on the price

Het gebruik van Powerges resulteerde bij SaniService vanaf dag één in tijdwinst. “Zeker voor degenen die veel onderhoud en service doen en die op het einde van de dag met veel werkbonnen achterblijven." Die tijdwinst heeft echter één groot nadeel: ze heeft een kostprijs, zo zegt Baijens: “De maandelijks terugkerende kost ligt hoger dan bij de andere softwaresystemen, maar in mijn ogen is die kost te verwaarlozen tegenover de tijd die ik dagelijks win."